f-Schedule für Tennisanlagen

Online-Buchungssystem mit Paypal und Sofortüberweisung

Tennis - Reservierungssystem als Open Source - Buchungssystem

Plätze online buchen / reservieren mit f-Schedule der Open Source - Softwarelösung für Tennisvereine und Tennisclubs, sowie Betreiber von Tennisanlagen.

Mit VEREINE helfen VEREINE (VhV) wurde in den letzten Tagen eine neue Version zusammengestellt, die vielen anderen Vereinen in der heutigen Lage auch sehr hilfreich sein kann.

Reservierungssystem zur Verwaltung von Tennisplätzen

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Open Source für Tennisvereine, Tennisclubs und Tennis-Anlagenbetreiber. Ein webbasiertes Kalender- und Tennisplatzplanungssystem, mit dem Reservierungen für eine beliebige Anzahl von Tennisplätzen und Kunden/Vereinsmitglieder verwaltet werden können.




Hamburg, den 01.05.2020


neue Version vom 01.05.2020

Buchungssystemsoftware

für und nach Corona

Wegen einer steigenden Anfrage nach unserem Open Source - Buchungssystems, haben wir eine Softwareversion für die Corona-Zeit zusammengestellt, die vorrangig alle Funktion umfasst, um eine analoge Spielttafel ersetzen zu können.

Befreundete Clubs und auch der THC am Forsthof setzen dieses Buchungsystem ein, um den Anforderungen im Umgang mit der Corona Bedrohungslage positives beizusteuern. Bei der Auswahl der Software Modulen/Pluggins steht Leichtigkeit in der Ergonomie im Vordergrund und die Platzkapazitäten der Tennisplätze gerecht unter den Mitgliedern mit einem einfachen Zeitkontingent-Management pro Mitglied anzubieten. Von der Registrieung eines Mitgliedes bis zur Buchung einer Platzreservierung braucht es keine Minute, wobei die Pflichtangabe des Spielpartners mit der Schreibgeschwindigkeit mitbestimmt. Als Stammdaten braucht es bei der Anmeldung nur den Namen, eine e-Mail und eine Telefonnummer.

Beispiel: TC Blau-Weiss Güglingen e.V. - Sportwart - Ulrich Kühn

Zeitkontingente

  • Eine Begrenzung außerhalb der Primetime ist bei uns im Verein m.E. nicht nötig
  • Max. 4 Std pro Woche (Primetime) 16:00-21:00 Werktags
  • Max. 4 Std pro Woche (Wochenende) 10:00-21:00 
  • Zusätzlich würde ich eine max. Buchungszeit von 2h pro Tag einführen.

Sehr nützlich finde ich zudem die Möglichkeit Buchungen nur mit einem max. Vorlauf von 5 Tagen zuzulassen.


Vereine helfen Vereine

SCHLÜSSELFERTIG

forsthof.tennis-platz-buchen.de - eigne Domain
deine-name.tennis-platz-buchen.de - deine Domain


Wer wartet schon gern(?) Mit unseren Anpassungen wird die Anwendnung extrem performant und der Resourcenverbrauch ist optimiert. Dadurch sind wir in der Lage vielen zu helfen, mit einer tollen Anwendungserfahrung und unterstützen mit einem reduzierten Energieverbauch (pro Buchung) auch gleich die Umwelt. Ein weiterer Gütefaktor ist eine objektorientierte Programmierung, die für Stabilität steht. Mit unserem Provider WEBgo und einem eher hochpreisigen Profipacket sind wir in der Lage schlüsselfertige Reservierungssysteme, in einer sehr hohen Verfügbarkeit anderen Tennisvereinen anzubieten. Anfragen bitte nur telefonisch nach vorherigen Kontakt über unser Kontaktformular. Auch kleine Projekte scheitern an Missverständinisse und sehr schnell ist die Akzeptanz bei den Mitgliedern für "gute" Software (aktuell weltweit 100.000 mal im Einsatz!) verloren.

Bei einer schlüsselfertigen Lösung bekommt Ihr von uns Euer Passwort für den Administrationszugang. Wichtig ist vorab die Anforderungen und Wünsche abzuklären, was in der Regel schnell telefoniert ist. Bei eigner Installation der Software können wir kostenfrei nur bedingt helfen.

Gern teilen wir unser Wissen mit Euch!

"Vereine helfen Vereine" diese Aktion wird begrüßt von HEAD.

Fragen und Antworten

Was ist eine WebApp?

Eine WebApp ist eine webbasierende Anwenwendung, die in allen neueren Browseren (Chrom,Firefox, ...) lauffähig ist und auch für den Betrieb auf mobilen Geräten optimiert wurde.

Eine WebApp wird mit Aufruf einer Internetadresse (UrL, meißtens reicht der Domainname) gestartet, - und als Link z.B. auf Internetseiten oder in e-Mails oder in Messenger (Whatsapp) angeboten.

Kann man Buchungen zur halben Stunde ermöglichen?

.. man kann hier die volle Flexibilität der Module nutzen jede Std. in beliebig kleine Zeitfenster zu teilen, vorzugsweise (15 oder 30 Minuten). Mit zwei weiteren Paramentern werden die verschiedenen Spielregeln der meisten Vereine abgebildet, Minimale und Max. Buchungsdauer. Wer Minimal nicht regelmentiert möchte, erlaubt Buchungen für eine Dauer unter einer Std. Da aber Jede/r seine Spielzeit idR. ausschöfpen möchte (z.B. Max 1h), sind keine staren Limitierung einer Startzeit nötig, mit dem schönen Vorteil, Lücken (< 1 Std.) in der Platzbelegung schließen zu können.

Referenz: tc-blauweiss-gueglingen

Muss ich bei einer Umstellung auf Zeitfenster von 30 Minuten alle kommenden Buchungen neu eingeben?

NEIN, mit den neusten Modulen, erfolgt eine Übernahme automatisiert. Eine Umstellung sollte entsprechend vorab durch ein BACKUP begleitet sein. Bitte ruft mich vorher an, wir konnen ein BACKUP punktgenau terminieren. ULI hat das gerade in seiner LIVE Umgbung getestet mit einer erfolgreichen Umstellung auf 30 Minuten! DANKE ULI für die Info

Was bedeute eine Vorlaufzeit z.B. von 5 Tagen?

Die Vorlaufzeit legt fest wie weit in die Zukunkt gebucht werden kann. Hier ein Beispiel mit einer Volaufzeit von 5 Tagen: Deine gewünschte Buchung kann nur innerhalb der nächsten 120 Std. erfolgen. Das heißt, das Buchungszeitfenster läuft mit der aktuellen Std.

Was ist es nicht: Es ist keine feste Zeit zu der ein Buchungstag geöffnet wird, dieser Zeitpunkt müsse dann in den Spielregel zur Vergabe der Spielzeiten auch von Organisator genannt werden und im entspechenden Pluggin programmiert.

In jedem Fall, ist ein laufendes Buchungsfenster, techn. vorzuziehen, um Spitzenlasten (für eine beste Performance) zu vermeiden.

Kann ich als Bucher meine Spielzeit "nachträglich" ändern(?)

Grundsätzlich gilt: Mit Beginn der Spielzeit sind keine Änderungen oder neuen Reservierungen möglich. Nur der Organisierende in einer definierten Administrator Rolle kann solche Änderungen und Buchungen vornehmen.

Mit einer Vorlaufzeit von 2 Std. (einstellbar pro Tennisplatz) können Reservierungen storniert werden. Die Zeitkontigente werden automatisch angepasst, so das sofort eine andere Spielzeit gebucht werden kann.

Übrigens: Nächträgliche Änderungen, die im erhötem Maß erfolgen, sind ein deutliches Anzeichen, das die Einführung mit der nötigen Akzeptanz bei den Mitgliedern nicht gelungen ist.

Protest gibt es schon mal, und vermehrt aus dem Kreis §Offline Spieltafel - hier kenne ich jeden Trick.

Schön ist doch, das man mit dieser Software in den vielen Einstellmöglichkeiten, sehr schnell etwas nachschärfen kann. Jeder Verein nach seinem Gusto.

Kann ich als Bucher eine freie Spielzeit zur aktuellen Std. buchen (?)

Ja, aber es ist in der Software einstellbar ob nur volle Std. buchbar sind, oder ob man bereits angefangende Std. auch buchen kann. Angefangende Std. bedeutet, das ein aktueller (jetzt) freier Platz gebucht werden kann. Die Spielzeit endet dann zur vollen Std. und ist kürzer als eine Std. Diese Einstellung gilt auch für 30 Minuten Terminpläne, mit oder ohne min. Buchungszeitdauer.

Gastspieler - Wie kann ich das umsetzen?

Viele Vereine ermöglichen Ihren Mitgliedern mit Freunden und Nichrmitgliedern zu spielen. Die Spielzeit Einschränkungen des Gastspiels regelt jeder Verein aber anders. Obwohl Gastspiele die Ausnahme sind, ist jedoch allen eins Gemeinsam. Die Vereine verlangen eine Kostenbeteiligung idR. so um und bei € 10,- pro Stunde und verpflichten das einladende Mitglied für die Zahlung zu sorgen und entsprechend zu dokumentieren.

Hier kann die Software mit einem Modul der Attributeverwaltung glänzen. Zu jeder Buchung wird ein weiteres Auswahlfeld (verpflichtend oder nicht) eingeführt mit den Auswahlmöglichkeiten "Mitglied spielt mit Mitglied" und "Mitglied spielt mit Gast"

Zu jerderzeit kann man sich eine Liste anzeigen lassen, aller "Mitglied spielt mit Gast" Buchungen eines Zeitraumens und nach Mitglieder sortiert.

Im Terminplan können diese Buchungen farblich besonders markiert werden und als Erweiterung kann man aufbauend den "Status der Zahlung" dokumentieren, die ggf. nur eine Gruppe von Administratorn ändern und sehen darf.

In 5 Minuten sind die Einstellung (für solche "einfachen" Arbeitsabläufe) im entsprechenden Plugin vorgenommen und jederzeit vom Betreiber änderbar und erweiterbar.

Wie läuft das Hosting!

Das Hosting erfolgt seit vielen Jahren bei unserem Partner WEBgo. Mit diesem Hamburger Hoster konnten wir die letzten Jahre eine Verfügbarkeit von 99,99% für die Anwendungen des THC am Forsthof e.V. erzielen. Dieses ist besonders für unsere kommerzielle Anwendung der Vermittelung von Tennishallenzeiten in unserm Revier wichtig, da hier für den Verein Einnahmen in fünfstelliger Höhe erzielt werden.

Sollte bei WEBgo mal was schiefgehen, halten wir ein BACKUP System bereit auf dem die veränderlichen Daten täglich gesichert sind.

Wichtig ist uns, das Ihre Daten Ihnen jederzeit und aktuell bereitgestellt sind und Ihnen der Zugriff ermöglicht ist. Damit können Sie sehr einfach zusätzlich eigene BAckups erstellen.

Schön ist auch das die Daten in Deutschland gehalten werden, was die Einhaltung der Rahmenbedingungen d. DSGVO nicht unnötig erschwert.

Noch eins: WEBgo ist schnell und hat immer die passende Antwort(zeiten).

Erfahrungsbericht

Güglingen, 10.05.2020

 

Hallo Stefan, wollte mich nur kurz melden und Dir mitteilen, dass die Registrierungen und Buchungen angelaufen und von den Mitgliedern gut angenommen wurden.

Unser Trainer hat sich auch schon gemeldet und ich überlege, ob ich ihm einen entsprechenden User mit erweiterten Buchungsrechten einrichte oder einfach Serientermine einrichte.
Dein Tool ist da ja flexibel ;-) Super hilfreich ist auch jetzt die Berichtsfunktion, da wir gegenüber der Stadt bestätigen müssen, dass wir die Buchungsdaten bzw. die Platzbelegungen mindestens 4 Wochen nachvollziehen und datenschutzkonform aufbewahren können.

Einfach klasse, dass ich das quasi durch das Berechtigungskonzept und die Struktur des Tools quasi als Nebeneffekt gelöst bekomme. ;-) Kleines Problem mit verschwundenen Bestätigungsmails (wahrscheinlich Spam-Ordner) gab es auch. Ich habe aber schnell Herausgefunden, dass ich die Mitglieder ggfs. auch manuell aktiv schalten kann. (Du hast wirklich an alles gedacht.)

Bin mal gespannt, wie sich das jetzt in der Praxis einregelt. Ab morgen sind unsere Plätze für den Spielbetrieb offen.

Beste Grüße, Uli - TC Blau-Weiss Güglingen e.V. - Sportwart - Ulrich Kühn

Laupheim, 17.05.2020

 

Hallo Stefan, das Buchungstool kommt prima an - bisher keine Probleme ausser ein paar Spammails - das ist allles. Fast die Hälfte aller Emailadressen des Vereins (73 von 160) haben sich nach 2 Tagen registriert und ich werde jetzt noch ein Tablet am Vereinsheim mit der Buchungsanzeige des Tages aufhängen -  damit wir am Platz aktuelle Infos haben. Alles super bisher noch Mal herzlichen Dank!

Mike, Tennisclub Laupheim 1904 e.V.

Bad Salzdetfurt, 20.05.2020

 

Hallo Stefan, läuft! Heute Mittag die Webseite aktualisiert und es hat nicht lange gedauert, bis sich die ersten registriert haben. Erste Platzbuchung ist soeben auch schon erfolgt, während ich gerade diese Mail schreibe. Ich bin begeistert! Schau mal auf unsere Webseite. Vielleicht fällt Dir ja was auf.

Mit sportlichen Grüßen, Holger Roth - Sportwart bei TV RW Bad Salzdetfurth e. V.

Pfaffenweiler, 23.05.2020

 

Hallo Stefan, vielen Dank für alles, das System läuft super, wird von allen positiv angenommen und funktioniert wirklich „einfach“!

Mit freundlichen Grüßen, Cay Unger (1. Vorsitzender) - TC Pfaffenweiler e.V.

Chiemsee, 23.05.2020

 

Hallo Stefan, wir (TC Rimsting e.V.) möchten uns ganz herzlich bei Dir bedanken. Seit 14 Tagen ist unser Buchungsystem nun im Einsatz und es ist ein voller Erfolg!

Wir hatten am Anfang ein paar kleinere Problemchen, die sich Dank Deiner Unterstützung sehr schnell gelöst hatten! Inzwischen sind mehr als 2/3 der Mitglieder registriert und nutzen das Sytem sehr rege. Besonders hat es mich gefreut, dass selbst älterer Mitglieder ausnahmslos mit dem Programm auf Anhieb klar gekommen sind. Durch das System können nun auch wieder Gäste auf der Anlage spielen. Dies bedeutet für uns fehlende Einnahmen zu kompensieren.

Toll finde ich auch dein Engagement bei allen Fragen so ruhig und kompetent zu helfen!

Gerne helfe ich anderen Vereinen dabei, wenn diese Fragen zu dem System haben und gebe unserer Erfahrung weiter. Du darfst hierfür gerne meine Mailadresse weitergeben. Nochmals vielen Dank

Liebe Grüße vom Chiemsee - Ingo Wichmann - Sportwart TC Rimsting setzt auf ein Open Souce - Reservierungssystem


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Vereine helfen Vereine

Andere Sportarten

Für gemeinnützige Vereine, - ohne ein Angebot für TennisspielerInnen, haben wir hier ein paar Informationen zusammengetragen.

Wir, - das sind aktuell 30 Vereine bundesweit, haben zur Vorbereitung der Saisioneröffnung in vielen Telefonaten gemeinsam ein Extrakt aller Wünsche/Anforderungen und Infomationen (Textvorlagen / Bausteine) in ein Stück Software zusammengetragen, mit dem Ziel einer digitalisieren Online-Spieltafel mit hohem Akzeptanzpotenzial bei unseren Mitgliedern. Wenn es dann auch noch für dem Organisierenden (idR. Du der sich hier umschauft) einfach wird, dann ist alles Richtig. Hier kann jeder Verein mitmachen, sehr ähnlich sind die Anforderungen im allgemeinen Ressourcen wie Plätze, Hallen, Tische (Gastro oder Tischtennis) zu verwalten und eine Reservierung zu ermöglichen. Schaut mal in unsere FaQ, vielleicht ist Eure Frage hier schon beantwortet:


Was ist eine Spieltafel auf einer Tennisanlage(?)

Eine Spieltafel ist eigentlich in jedem Verein zu finden um Platzreservierungen zu ermöglichen, außer vielleicht auf kommerziell geführten Tennisanlagen. Eine Spieltafel gibt jedem Verein seine Identität und eine eigene Note, denn geordnet die Spielzeiten pro Mitglied gerecht, fair und unmittelbar zu vermitteln, hat höchste Priorität für Jeden Tennisspielenden.

Besucher einer "vollen" Tennisanlage, - vielleicht bei gutem Wetter und um 18:00 Uhr an einem Werktag, könnten freue daran haben zu beobachten, wie um die besten Plätze gerungen wird, laut/leise - fair/unfair - in Gruppen und Rudeln ..



FaQ

Wie flexibel ist die Software?

Die Software in der originalen Version, ist extrem flexibel und mit unseren Modulen (Plugins) werden alle Optimierungen und Anspassungen für den Tennisbetrieb durchgeführt. Hier spielt die Software Ihre Stärken aus, ist modular und skaliert bestens.

Wie komme ich an die Module(?)

Zur Zeit arbeiten wir an einer Lösung für Vereine ohne Zugriff auf IT Experten.

Im Angebot steht ein sorglos Paket für die Coronazeit, mit dem man sofort eine schlüsselfertige Lösung hat. Wir übernehmen zweischenzeitlich auch das Hosten der Software. Alles kommt aus einer Hand und es gibt einen Ansprechpartner der auch bei techn. Problemen an Euer Seite steht.

Die komplette Version mit allen Modulen ist für den Betrieb bei WEBGo optimiert, um beste Performance anzustreben. Später, wenn wir wieder Luft haben, bieten wir einen Umzug auf den eignen Hoster an und ein lauffähiges System mit allen Daten wird zum vollständig eigenen System. Selbstverständlich mit allen unseren Modulen/Pluggins. (siehe auch Frage 4)

Wie lange braucht es, die Software mit allen Einstellung selber zu installieren(?)

Das kann sehr varieren. Mit etwas Erfahung im Umgang mit mysql und php braucht ein Informatik Student etwa einen Tag. Das Lesen von objektorientiereten php ist von Vorteil, denn die Dokumentation liegt "gut und ausgeprägt" im Quellcode. Als Tempate-Engine wird Smarty verwendet.

Müssen wir unsere Module unter die GPL stellen(?)

Diese Frage wird mehrfach und immer in einem fragwürdigen Ton an uns gerichtet. NEIN, das brauchen wir nicht!

In der 2 jährigen Entwicklung, hatten wir unsere Sourcen bereits öffentlich gestellt! Leider mussten wir festgestellt, das für den Einsatz dieser Plugins/Module etwas tiefergehendes "KnowHow" nötig ist und wir den Support nicht leisten können. Im Kreis "Vereine helfen Vereine" teilen wir und immer auch bedarfsorientiert die Pluggins zur Erweiterung des Funktionsumfangs, um Vereine den Umstieg auf eine Online - Spieltafel so angenehm wie möglich und mit den eignen Ideen zu ermöglichen.

Können wir Vereine aus anderen Sportarten helfen(?) Und wie(?)

Klar, aber nicht jeden Verein in einer begleiteten Installation und Anpassung der Software. Bei schon fast 10.000 Tennisvereinen ist das eine kleine Herausforderung. Mit einigen Vereinen, die an "Vereine helfen Vereine" teilnehmen, werden wir in den nächsten Tage beginnen, die Software bei den jeweiligen Hostern zu migrieren. Denn mit jeder Migration sammeln wir Knowhow, wie man diese Software auf den unterschiedlichsten Hostern sehr performant zum lauf bringt. Diese Erfahrungen können wir gern miteinander teilen und wir haben dann mit positiven Nebeneffekt, immer neue Resourcen, um vielen anderen Vereinen eine schlüsselfertige Lösung anzubieten. Eine Migration von einem zu einem anderen Provider ist immer dann leicht, wenn man die Software die man Umziehen möchte, sehr gut kennt. Dabei sind wir an Eurer Seite.

Sponsoren & Logos - Bekommen wir was dafür(?)

Weder für Logoeinblendungen hier, noch für die Logos in den Bestätigungs e-Mail, bekommen wir etwas. Unsere Sponsoren sind unsere Partner (schon über eine sehr lange Zeit pflegen wir diese Kooperationen) und in der aktuellen Zeit helfen wir uns. Allen gemeinsam ist die Förderung der Jugend beim THC am Forsthof e.V. - Und ein bisschen Stolz sind wir dann schon wenn unsere Kinder und Jugendliche gut ausgestattet sind und möchten uns hier nochmal namentlich bedanken für die Unterstützung bei:

  • HEAD - Sportartikelhersteller. Markenware europäischer Herstellung.
  • KARSTADT SOPRTS - Sporthäuser und Onlineverkauf
  • WEBgo - Hosting Provider mit einen Supportzentrum in Hamburg
  • Sporego - Tennisreiseveranstalter

Kontaktformular - Ihre Anfrage

Sie haben eine Frage zum Buchungssystem des THC am Forsthof e.V.?

Ansprechpartner - technische Fragen

Ansprechpartner ist Stefan Wunnenberg, der Ihnen auch gerne im persönlichen Gespräch auf der Tennisanlage oder telefonisch antwortet.

Stefan Wunnenberg
Buchnerweg 6 • 22159 Hamburg
0174 26 57 984
wunnenberg@thc-forsthof.de
Tennisanlage / TennisClub:

THC am Forsthof e.V
Borchertring 42 • 22309 Hamburg
040 631 7500



Seit 2016 ein kleines Projekt - und von A bis Z aus Open Source

Motivation - für ein eigenes System

Unser Tennisverein, der Tennis- und Hockeyclub am Forsthof e.V., mußte mit Abkündigung des 14. Jahre "alten" Hallenbuchungssystems durch den Hersteller zur Sommersaison 2017, kurzfristig ein neues Reservierungssystem für unsere 3 Tennishallenplätze finden.

Übersicht der Module des f-Schedule Buchungssystems

Umgesetzt wurden alle Funktionalitäten des abzulösenden Systems, plus die drei geforderten wesentlichen Verbesserungen. 

  • Mobile optimierte Buchungssoftware, um die Verwaltung unserer Reservierungen noch weiter zu vereinfachen.
  • Open Source - keine Lizenzkosten
  • Online Zahlungen mit paypal und anderen Zahlungsprovidern

 

NEU: Einfach zu benutzen! Klicken Sie auf eine Zeit und fügen Sie den Namen Ihrer Spielparter hinzu, schon ist Ihre Reservierung abgeschlossen.

Features - Kurzübersicht der Buchungssoftware des THC am Forsthof

  • 100% kostenlos und Open Source. (GPL)
  • Betriebssystemunabhängig. Benötigt nur einen Webserver mit PHP und MySQL.
  • Einfach zu erweitern mit vielen "pluggable" Komponenten.
  • Leistungsstarkes Berichtssystem.
  • Reservierung Erinnerungen.
  • Mit der intuitiven Zeitplanansicht können Benutzer schnell ein verfügbares Zeitfenster finden und buchen.
  • Organisieren Sie Benutzer und beschränken Sie den Zugriff nach Gruppen.
  • Mit der flexiblen Layoutkonfiguration können Sie Zeitpläne einrichten, die Ihren Anforderungen entsprechen.
  • Begrenzen und steuern Sie die Ressourcennutzung (Tennisplätze) mit einem flexiblen Quotensystem.
  • Optional können Sie Reservierungsanfragen prüfen und genehmigen.
  • Integration mit Outlook®, Google® Calendar oder einem anderen System, die das .ical-Dateien unterstützen.
  • Authentifizierungsintegration mit LDAP, Active Directory, WordPress und andere.
  • Anpassbare Attribute und Felder.
  • Abgestufte Rollen und Berechtigungen.

 

Der THC am Forsthof - Auschreibung für eine Buchungs- und Reservierungssoftware für Tennisplätze

Wir suchten ein Buchungssystem,

das für unsere Mitglieder konfortabel zu bedienen ist. Als Vorlage diente unser altes System, mit dem unsere Bucher seit Jahren sehr einfach einen Tennisplatz reservieren konnten. Die Zahlung der Platzmiete sollte mit Paypal und Sofortüberweisung möglich sein, damit die Abrechnungen aller Buchungen für unseren Schatzmeister vereinfacht werden konnte. Neben diesen grundsätzlichen Anforderungen ist uns wichtig, das mit dem neuen Buchungssystem viele Tennisspieler/innen in unserer Region angesprochen werden.

Integriertes Buchungssystem auf der Homepage

Eine Analyse zeigt, daß mehr als 50% der Bucher, die unsere Halle nicht kennen, durch eine Suchmaschine wie Google auf unsere Trainingsmöglichkeiten im Winter auf uns aufmerksam werden.

Google ist die Nr. 1 zum Auffinden von Sportangeboten

Wir alle kennen, wie wir Angebote zu unseren Bedürfnissen suchen. Regionale Angebote verschiedenster Anbieter, wie die Buchung eines Tennisplatzes in einer Tennishalle sind ortsgebunden und von hoher Gleichförmigkeit, so das Google diese Angebote in den Suchergebnissen durch Google-Maps mit der Entfernung des Suchenden anbietet und sortiert. Ein eigenes Buchungssystem, - das von Google erkannt wird, wird  in der Sichtbarkeit der Angebote immer vor Dienstleistern von Sportportalen heutiger Prägung regional wahrgenommen.

Warum? Googeln Sie mal: "Tennishalle in Hamburg" oder "Tennisplätze mieten in Hamburg".  Werbung für unseren schönen Tennissport und unseren Tennisclub wird es auf der ersten Seite zu sehen geben. Wir werben gerne mit unseren Angeboten für unseren Sport, besonders wenn es für unseren Club kostenfrei ist. Denn unsere Mitgliedsbeiträge sind so bemessen, das nur ein sehr kleines Buget für Werbung vorgesehen ist, darum sind wird bei der Auswahl von Marketingmaßnahmen sehr zurüchhaltend und  kritisch.

Technisches im Markt d. Dienstleister

Eine kurze Markübersicht der Anbieter von Buchungssystemen haben wir hier zusammengestellt, um eine Entscheidungsgrundlage für ein neues System zu erstellen, das unseren Anforderungen bestmöglich erfüllt. Neben den markführenden Dienstleistern EverSports und EasySport gibt es viele andere Anbieter mit jeweils verschiednen Schwerpunkten an ein Reservierungs- und Buchungssystem. Alle diese Dienstleister stehen in kommerzieller Konkurrenz zueinander und teilen den Markt untereinander auf.

Leistungsumfang der Marktführer

Hier nur ein kurzer Auszug der Schlagworte aus der Funktionalitäten-Liste der Anbieter: Online Marketing der Sportangebote (Tennis neben anderen Rückschlagssportarten in einem properitären Sportportal), Vereinsmanagement, Anlagensteuerung wie z.B. Zugangssteuerung (Türen), die Steuerung von Hallenkameras und Heizungen, Buchhaltungswesen und vielem mehr.  Mit jeder Funktionalität steigt die Komplexität und mit der Vernetzung, - von nicht immer primären Anforderungen an ein Buchungssystem, in einem einzigen System auch die Abhängigkeit von kleineren oder erst kurzzeitig marktteilnehmenden Unternehmen.

Oftmals liegen dabei die Daten (Stammdaten, Buchungen) unseres Verein nicht im vollem Zugriff und dadurch sind einige Verarbeitungswege versperrt und Abläufe nur bedingt steuerbar und nachhaltbar.

Funktionalität ist nicht ein alleiniges techn. Auswahlkriterium

Nachdem wir uns Mitte/Ende 2016 mehrere Systeme angeschaut hatten, waren wir immer auch von der Komplexität in Bezug auf die Bedienbarkeit und Ergonomie der Verwaltung aller unserer wenigen Buchungsanforderungen erschrocken. Immerhin muss unser Schatzmeister weit über 1000 Buchungen pro Jahr bearbeiten.

Kosten für die Nutzung eine Buchungssystems

Neben der technischen Leistungsfähigkeit, dürfen auch die Kosten nicht verschwiegen werden. Hier fängt es an mit Einrichtungskosten der Software, Schulung, laufende u. fixe Kosten und zum Teil auch geforderte Provitionszahlungen für einzelnde Buchungen.

Open Source mit leistungsfähiger weltweiter Community - auch regional und mit Entwickern aus Deutschland

Und da in unserem Verein, - außer dem abzulösenden Reservierungssystem und nicht nur aus Kostengründen, nur "freie Software" zum Einsatz kommt, wurde mit der Uni Hamburg auch nach einer Open-source Lösung gesucht.

Es kam eine der vielen freien Buchungsverwaltungen in die engere Auswahl, die weltweit und im Jahr 2016 über 5.000 mal installiert war. Nach erster Sichtung konnte unser Anforderungsprofil schon nur durch eine einfache Konfiguration dieser Software nach sehr kurzer Zeit zu über 80% abgedeckt werden. Durch die vorgesehen offenen Schnittstellen der Software konnten die fehlenden Funktionalitäten als Module/Pluggins geplant, programmiert und umgesetzt werden.

Der Aufwand für die Programmierung wurde für die folgenden Module auf eine Woche geschätzt, danach beauftragt und in einem Monat abgeschlossen. Nachfolgend können die Funktionalitäten der Module eingesehen werden:

Anforderungen im Detail

Pflichtenheft in Kurzform und stichwortartig

Die bereits abgeschlossene Umstellung vom bisherigen System »eSchedule« auf das neue System, war in der Abbildung der gewünschten/geforderten Funktionalitäten sehr leicht auch ohne Pflichtenheft möglich, da zum einem keine neuen komplexen Anforderungen an das neue System gestellt wurden. Zum anderen weil das alte Buchungssystem dem Entwicklungsteam seit vielen Jahren in allen Einzelheiten sehr vertraut war.

Vor der Entscheidung zur Auswahl des neuen Buchungssystems des THC am Forsthof e.V. wurde im Vorweg ein umfassender Performence-Test unter Betriebsbedingungen durchgeführt. Hierzu wurden 10.000 Buchungen automatisiert verarbeitet und dabei/danach die Bedienbarkeit geprüft. Dank des Einsatzes modernster und neuster Softwaretechnologien nach Stand der Technik bleibt das System auch unter Last vollumfänglich stabil und performant.

Das System wurde bei verschiedenen Hostern mit deren typischen Provider - Einsteigerangeboten (6-10 Euro pro Monat) bei 1und1 , strato und hosteurope getestet. Die grundsätzlichen technischen Vorraussetzungen bieten alle Provider, in der Performance gibt es allerdings Unterschiede.

Screenshot's der Software

Buchung/Reservierung eines Platzes (4 Screenshots)


e-Mail Bestätigung für den Kunden

reservierungssystem f schedule email

Sonstiges (10 Screenshots)

Versionen der Software

Version 2.6.8 vom 22.01.2018 in Kurzform und stichwortartig

 

Bonussystem Einführung von Credits, so das neben den Zahlweisen (PayPal, Sofort, Vorkasse und bar) nun auch Credits zur Zahlung eingesetzt werden können. Credits werden im Benutzeraccount geführt und in der Benutzerverwaltung vom Buchungsmanager verwaltet. Neben den Preistabellen wurde eine weitere Tabelle eingeführt, die die einzusetzenden Credits pro Platz/Tag/Urzeit/Saison festlegt. Vorhandende Credits im Benutzeraccount können vom Bucher zur Zahlung einer Reservierung eingesetzt werden.

automatisiertes Storno händling

Die handhabe von Stornierungen (Die min. Zeit vor Spielbeginn ist konfigurierbar) kann neben Rückzahlungen nun auch durch eine Gutschrift von Credits erfolgen, so das die Kosten bei den Onlinebezahldiensten eingespart werden können. Damit ist eine Umbuchung ohne Verwaltungsaufwand möglich und kann vom Bucher in Eigenregie durchgeführt werden. Für alle Onlinezahlungenmethoden (PayPal, Sofort) ist die Funktionalität mit dem neuen Softwaremodul konfigurierbar.

Dauerbuchungen Dauerbuchungen (widerkehrende Buchungen in einem festen zeitlichen Rhythmus) werden vom System automatisch erkannt und von Spontanbuchungen unterschieden, so das im Backend eine Kostenlegung in Form von Rechnungen  vereinfacht wird.

Abo-Preise Für Dauerbucher einer Saisonzeit (Sommer/Winter) wurde eine weitere Preistabelle eingeführt, die im Backend bei Dauerbuchungen gewählt werden kann. Hiermit wird die Rechnungslegung für Dauerbucher mit Abo-Preisen möglich.

Buchungsvorgaben

Sonderregelungen können als Vorlagenauswahl einem Benutzeraccount zugerodent werden. Hier einige Beispiele:

Sonderregelung Jugendbuchungen: Sonderpreise für extrem kurzfristige Buchungen. Preis/Kontigente und die Zeit vor Spielbeginn ist einstellbar.
weitere Funktionalitäten:

  • Kappungsgrenzen im Preis (maximale Preise)
  • Rabatte in Prozente.
  • Buchungen von mehrenen Plätzen mit einer Buchung.
  • zugewiesene Buchungskontigente
  • Verwaltung der eigenen Dauerbuchungen z.B. für Trainer
  • Verwaltung der Medenspiele (Preise)
  • u.v.m
Attributte pro Buchung  Die Vorlagen der Buchungsvorgaben können Atributten jeder Buchung zugeordent werden, die die  Rechnungslegung und Auswertung vereinfacht.
Steuerung der e-Mails

Alle vom System generierten e-Mails können an eine interne Adresse weitergeleitet werden, so das die zeitliche Abfolge aller Aktionen im System zusätzlich und unabhängig nachvollzogen werden können z.B. wird dadurch sehr einfach der Verlauf einer Buchung (Buchungsnummer) dokumentiert. Neben den e-Mails an den Benutzer/Bucher werden pro Aktion (buchen,stornieren, password zurücksetzen, neue Registrierung) sehr detailierte e-Mails an den Betreiber des Buchungssystem versendet, mit den Ordnungsmerkmalen des Buchers, der Buchung und Zahlung. Die Versendung von e-Mail an den Benutzer/Bucher kann unterdrückt werden, die an den Betreiber jedoch nur vom Administrator der Software per globaler Konfiguration.

In einem Vorlagensystem können die verschiedenen Ordnungsmerkmale genutzt werden um den Inhalt der e-Mail zu steuern. z.B. für Mitglieder des Vereins keine Werbeeinblendung u.v.m.

Schnittstellen Für eine Anbindung externer Systeme wurde eine Plugin-Lösung implementiert. Diese kann z.B. für eine direkte Koppelung einer Videoüberwachung mit Video und Bildarchiv eingesetzt werden.

 

Module für f-Schedule

Module für f-Schedule

Erweiterungen für f-Schedule

  • Integration von Online Bezahlsysteme für PayPal und Sofortüberweisung wurden umgesetzt.
  • Integration der Preis-Tabellen, Preise für Buchungen nach Wochentag / Stunde  und getrennt nach Sommer und Wintersaison, sowie Preise für Mitglieder und Externe.
  • Rabattierung als Eigenschaft des Benutzers wie z.B. bei spontan Jugendbuchungen
  • Einschränkungen nach Gruppenzuordung des Benutzers für
    • Zeitraum der Stornierungsmöglichkeit.
    • max. Buchungen pro Woche/Monat
    • Begrenzung des Zeithorizont für Buchungen.
  • Übersetzung des Projektes de-de de-ch de-at it-it (Italien auf Anfrage)
„Probieren Sie unsere Erweiterungen aus”
Wir haben auf dieser Seite ein live - Buchungssystem für vier Hallenplätze für einen Test eingerichtet. Sie haben die Möglichkeit sich an diesem System als Benutzer oder als Manager anzumelden, um alle Funktionalitäten einmal auszuprobieren.
zum DEMO live System »

Buchungssystem mit PayPal und Klarna (Sofortüberweisung)Module für Online - Bezahlsysteme



Rezensionen- zur Software

reservierungssystem f schedule anz bucher

Aktuell zum 1.1.2020 sind 1020 Bucher beim THC am Forsthof registriert.

f-Schedule
4.98/5 von 109 Meinungen
Software für Tennisanlagen - Platzverwaltung für Vereine und Tennisspieler. Paypal und Klarna integriertbar.
Tennis - Reservierungssystem als Open Source - Buchungssystem
Open Source Dienstleistung
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„Mit Open Source haben wir sehr gute Erfahungen” Freie Software für gemeinnützige Vereine ist eine gute Basis für eine gute Vereinsverwaltung. Unabhängigkeit von Dienstleistern ist uns wichtig, darum setzen wir auf Open-source und würden uns freuen, wenn es Synergien mit anderen Clubs geben wird.
Bewertung 5/ 5
- 2. Vorsitzender THC Forsthof

„Stetigkeit und es einfach halten” Sehr zufrieden waren wir mit unseren bisherigen Buchungssystem (eSchedule). Leider wurde eSchedule uns gekündigt. Mit dem neuen System wird sich in der Bedienung nichts ändern, - nur die Zahlungsmöglichkeit wird mit PayPal und Sofortüberweisung vereinfacht.
Bewertung 5/ 5
- 1. Vorsitzender THC Forsthof

„Datenschutz” Datenschutz ist uns wichtig, wenn es um die Daten unserer Mitglieder geht. Wir speichern keine weiteren personenbezogenen Daten unserer Mitglieder mit dem neuen System. Name, e-Mail und Passwort ist alles was es braucht, um sich einmalig am neuen System zu registrieren.
Bewertung 5/ 5


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