kostenloses Buchungssystem Open Source WebApp für Tennisvereine


Plätze online buchen und reservieren mit den Vorteilen einer Open Source - Softwarelösung für Tennisvereine und Betreiber von Tennisanlagen.

Mit der Aktion „Vereine helfen Vereinen“ wurde im Frühjahr 2020 ein Softwarepaket mit befreundeten anderen Vereinen zusammengestellt, das vollumfänglich und kostenneutral (keine lfd. Kosten) alle Anforderungen an ein Tennisplatz - Buchungssystem beinhaltet.

Reservierungssysteme für Tennisanlagen, Tennishallen und Außenplätze

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Ein webbasiertes Kalender- und Platzbelegungssystem, mit dem Reservierungen für eine beliebige Anzahl von Buchern und Tennisplätzen verwaltet werden können, steht hier für Euch bereit.

Benutzer mit erweiterten Rechten können Plätze sperren und auch Serienreservierungen (Wiederkehrend pro Tag/Woche/Monat) vornehmen.

Mit „Vereine helfen Vereinen“ stehen technische Ansprechpartner aus den sehr vielen teilnehmenden Vereinen bereit, die u.a. erfolgreich dieses System mit den vielfältigen nachfolgenden Features und Funktionen im Einsatz haben und die Organisation aller Regeln für die Spielzeiten pro Tennisplatz der verschiedenen Buchern/Nutzern/Organisatoren, wie Veranstalter, Ausrichter, Trainer, Mannschaften, Mitglieder und Gäste in einer online Lösung überführt haben.


Funktionen der Software

Benutzer Buchungen:
  • Als universelle Webanwendung ist diese WebApp auch für mobile Geräte optimiert, dh. die Bedienung ist optimiert für Smartphones, Tablets und Desktopsysteme.
  • Spielzeiten können in intuitiven und übersichtlichen Terminplanansichten ausgewählt und reserviert werden.
  • leistungsstarkes Berichtssystem.
  • Erinnerungen an Reservierungen per e-Mail
  • Internationalisierung der Software in 30 Sprachen. Internationalisierung der Software in 30 Sprachen
Management Verwaltung:
  • Mit der flexiblen Termin - Layoutkonfiguration können Sie Zeitpläne einrichten, die Ihren Anforderungen entsprechen.
  • Begrenzen und steuern Sie die Ressourcennutzung (Tennisplätze) mit einem flexiblen Quotensystem.
  • Optional können Sie Reservierungsanfragen prüfen und genehmigen.
  • Anpassbare Attribute und Felder je nach Typ der Resource (Tennisplatz) oder Terminplan
  • Abgestufte Rollen und Berechtigungen.
  • Organisieren Sie Benutzer und beschränken Sie den Zugriff nach Gruppen in einen Rollenmodel.
  • Mitgliederkommunikation z.B. Newsletter
  • Kontakterfassung & Kontaktverfolgung
Admininistration:
  • keine Programmierkenntnisse erforderlich
  • keine lfd. Kosten - Open Source (GPL)
  • kostenlose Updates
    Optimierungen für diverse Provider (IONOS, HostEurope, webGo u.v.m)
  • Addon Funktionserweiterungen durch viele Plugins/Modulen mit Tennisbezug für alle aktuellen Open Source CMS Versionen wie TYPO3, Drupal, Joomla, WordPress, django, Magento, Contao und weitere
  • Zusammenarbeit in einer „Tennis-affinen“ deutschsprachigen Community mit Zugriff auf Entwickler der Software.
  • Datenübernahme - diverse Importfunktionen
  • Verwaltung von mehreren Terminplänen und neben Tennisplätze auch anderer Ressourcen. Keine Begrenzungen der Anzahl von Buchungen, Plätzen oder Benutzer.
  • Integration mit Outlook®, Google® Calendar oder einem anderen System, die das .ical-Dateien unterstützen.
  • Betriebssystemunabhängig: empfohlen für beste Performance wird der Nginx - Server mit PHP 7.4 und MariaDB.
  • Authentifizierungsintegration mit LDAP, Active Directory, WordPress und andere.
  • offene Schnittstelle RESTful API zur Abfrage, Änderung oder Anlegen von Benutzern und Reservierungen. Lichtsteuerung, CCTV und Zutrittssysteme können so auf den aktuellen Datenstand zugreifen, um entsprechende Steuerungs- und/oder Überwachungsaufgaben zu implementieren.

Häufige Fragen

Unser Open Source - Buchungssystem für unsere Dreifeldhalle hatten wir (THC am Forsthof e.V.) ab Sommer 2020 in der Corona-Zeit mit ca. 500 Tennisvereinen geteilt.

In dieser Zeit wurden mit anderen Vereinen gemeinsam (Vereine helfen Vereine) viele weitere Softwaremodule entwickelt und zusammengestellt, die nahezu alle Funktionen für Tennisvereine zur Umsetzung der individuellen Spielordungen z.B. einer analoge Spieltafel für den Sommertennisbetrieb bereitstellt.

Vereine und deren Vorstände, die den wirtschaftlichen Betrieb einer Tennishalle verantworten und organisieren möchten, vertrauen auf unseren langjahrig erprobten Funktionsumfang der Software aus 20 Jahren Erfahrung eines Online-Buchungssystems.

Damit haben heute alle Vereine (die unsere gemeinsame Software der neusten Generation einsetzen) eine komplett Lösungen, die sehr konfortabel und entsprechend den auch zukünfigen Anforderungen konfiguriert werden kann.

Bei allen unserer Modulen/Plugins steht Leichtigkeit in der Ergonomie im Vordergrund, um die Platzkapazitäten der Tennisplätze gerecht unter den Mitgliedern, - mit z.B. einem Zeitkontingent-Management pro Mitglied anzubieten


Von der Registrierung eines Mitgliedes bis zur Buchung einer Platzreservierung braucht es keine Minute, wobei die Pflichtangabe des Spielpartners mit der Schreibgeschwindigkeit mitbestimmt. Als Stammdaten braucht es bei der Anmeldung nur den Namen, eine E-Mail und eine Telefonnummer. Weitere Stamm, oder Reservierungsangaben können für komplexere Verarbeitungsvorhaben, sehr leicht konfiguriert werden, um eure geübten Abläufe, - vielleicht auch neue, in eurer Softwareumgebung einzubinden und abzubilden.


Wer wartet schon gern auf seine Platzreservierung(?)

Dieses Reservierungssystem ist extrem performant bei minimalem Ressourcenverbrauch. Dadurch sind wir in der Lage sehr vielen Vereinen zu helfen, ohne auf eine tolle Anwendungserfahrung zu verzichten und gleichzeitig unterstützten „Vereine helfen Vereinen“ mit einem reduzierten Energieverbrauch (pro Buchung) auch gleich die Umwelt.

Ein weiterer Gütefaktor ist eine objektorientierte Programmierung, die für Stabilität steht. Mit unserem langjährigen Provider und Partner webgo sind wir in der Lage Euren Verein ein schlüsselfertiges und sorglos Paket bereitzustellen. Die Anwendung ist in einer Umgebung mit sehr hoher Verfügbarkeit integriert und im Risiko unabhängig von einem Providerausfall.

Es wartet auf Dich ein durch Euch selbst anpassbares Reservierungssystem. Im Paket ist auch immer die Begleitung durch uns inbegriffen. Dieses System "nach der Coronazeit" auf dem eigenen Provider weiter zu betreiben, kann zu jeder Zeit erfolgen und gehört zum Angebot „Vereine helfen Vereinen“ dazu.

Nach der Umstellung in die volle eigene Verantwortung (viele Monate Zeit haben wir dafür), bleiben wir im Know-how Austausch. Und gut zu wissen ist, das wir jedes System in der "Corona Ready" Version beim Provider des THC am Forsthof e. V. webgo als BACKUP in 5 Minuten (re)aktivieren können.

Zum allgemeinen Ablauf:

Bei einer schlüsselfertigen Lösung "Corona Ready" Version bekommt ihr von uns euer Passwort für den Administrationszugang und findet ein System das bereits detailiert für euren Verein vorkonfiguriert ist. Wichtig ist vorab die Anforderungen und Wünsche abzuklären, was in der Regel schnell telefoniert ist.

Gespräche bitte vorzugsweise telefonisch und bestenfalls nach vorherigen Kontakt über unser Kontaktformular.

Bei eigener Installation der Software unterstützen wir euch mit unserer FAQ, die wir sehr gern mit eurer Hilfe weiter ausbauen wollen.

Gern teilen wir unser Wissen mit euch!


Kontaktformular


Fragen und Antworten

FAQ - Hosting

Was ist eine WebApp?

Eine WebApp ist eine webbasierende Anwenwendung, die in allen neueren Browseren (z.B.: Safari, Chrom, Firefox, Opera ) lauffähig ist und für den Betrieb auf mobilen Geräten optimiert wurde.

Eine WebApp wird mit Aufruf einer Internetadresse (UrL) gestartet, - und als Link z.B. in e-Mails, Messenger (Whatsapp) oder auf Webseiten angeboten.

Wie läuft das Hosting!

Das Hosting erfolgt seit vielen Jahren bei unserem Partner webgo. Mit diesem Hamburger Provider konnten wir die letzten Jahre eine Verfügbarkeit von 99,99% für alle Anwendungen des THC am Forsthof e.V. erzielen. Dieses ist besonders für unserer Buchungssystem zur Vermittelung von Tennishallenzeiten wichtig, da hier für den Verein Einnahmen in fünfstelliger Höhe umgesetzt werden.

Neben der webgo Infrastruktur, halten wir ein BACKUP System an einem anderen Standort bereit, auf dem auch die veränderlichen Daten täglich gesichert und in mehreren Generationen für Euch bereitgehalten werden. Dabei ist uns wichtig, das alle Daten dem jeweiligen Verein jederzeit und aktuell bereitgestellt sind und der Zugriff ermöglicht ist. Damit können Vereine zusätzlich eigene Backups erstellen, aber auch sehr einfach auf einem anderen (eignen) Server ein eignes "Backupsystem" betreiben, bis hin zur Migration. Wir, der THC am Forsthof e.V. möchten hiermit das Know how zum IT Betrieb eines eignen Buchungssystem auf viele Köpfe verteilen.

Wir schätzen den Aufwand zum reinen IT Betrieb einer Insatnz auf ca. 1 Stunde pro Jahr. Hierfür werden selbstverständlich alle Systeme von uns begleitend überwacht. Hier setzen wir auf die Lösung von Matthias Kettner und freuen uns wenn unser Service, - erfasst in ca 8000 Metriken aus mindestens zwei Standorten, die gewünschte Performance anzeigt und auch über viele Jahre diese als Verfügbarkeit ausweisen kann.

Auch ein Konfigurationsmanagement System kommt bei uns für jeden Verein zum Einsatz und dokumentiert alle Änderungen in der Konfiguration der jeweiligen Instanz im zeitlichen Verlauf und auch wer die Änderung veranlasst und dann vorgenommen hat.

Gut zu wissen ist, das alle Daten in Deutschland gehalten werden, was die Einhaltung der gesetzlich zwingenden und notwendigen Umsetzungsbedingungen zur DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) nicht unnötig erschwert.

Auf welchen anderen Hoster und CMS Versionen haben wir die Software bereits optimiert?

Die Provider IONOS, HostEurope und webgo sind aktuell unsere meisten Migrationsziele für die gängigen aktuellen Open Source CMS Versionen wie TYPO3, Drupal, Joomla, WordPress, django, Magento, Contao. Und wir schreiben die Liste der erfolgreichen Installation gern mit Euren Erfahrungen weiter. Bei der Wahl der Provider, ist uns eine gute Performance bei umweltfreundlichen Optimierungen zum Energieverbrauch wichtig.

Hier die aktuellen Verfügbarkeit Messungen pro Jahr aller Reservierungssysteme aus unseren Montoringsystem aus den letzten vier Jahren:

  • webgo: 99,99%
  • HostEurope: 99,9%
  • IONOS: 97%
Anmerkung: Abruf der WebApp beim Provider mit Ladezeiten von größer 10 Sekunden, werden als nicht verfügbar eingestuft.

FAQ - Einstellungen

Kann man Buchungen zur halben Stunde ermöglichen?

.. man kann hier die volle Flexibilität der Module nutzen jede Std. in beliebig kleine Zeitfenster zu teilen, vorzugsweise (15 oder 30 Minuten). Mit zwei weiteren Paramentern werden die verschiedenen Spielregeln der meisten Vereine abgebildet, Minimale und Max. Buchungsdauer. Wer Minimal nicht regelmentiert möchte, erlaubt Buchungen für eine Dauer unter einer Std. Da aber Jede/r seine Spielzeit idR. ausschöfpen möchte (z.B. max 1h), sind keine staren Limitierung einer Startzeit nötig, mit dem schönen Vorteil, Lücken (kleiner 1 Std.) in der Platzbelegung schließen zu können.

Referenz: tc-blauweiss-gueglingen

Muss ich bei einer Umstellung auf Zeitfenster von 30 Minuten alle kommenden Buchungen neu eingeben?

NEIN, mit den neusten Modulen, erfolgt eine Übernahme automatisiert. Eine Umstellung sollte entsprechend vorab durch ein BACKUP begleitet sein. Bitte ruft mich vorher an, wir konnen ein BACKUP punktgenau terminieren. ULI hat das gerade in seiner LIVE Umgbung getestet mit einer erfolgreichen Umstellung auf 30 Minuten! DANKE ULI für die Info

Was bedeute eine Vorlaufzeit z.B. von 5 Tagen?

Die Vorlaufzeit legt fest wie weit in die Zukunkt gebucht werden kann. Hier ein Beispiel mit einer Volaufzeit von 5 Tagen: Deine gewünschte Buchung kann nur innerhalb der nächsten 120 Std. erfolgen. Das heißt, das Buchungszeitfenster läuft mit der aktuellen Std.

Was ist es nicht: Es ist keine feste Zeit zu der ein Buchungstag geöffnet wird, dieser Zeitpunkt müsse dann in den Spielregel zur Vergabe der Spielzeiten auch von Organisator genannt werden und im entspechenden Module/Plugin programmiert.

In jedem Fall, ist ein laufendes Buchungsfenster, techn. vorzuziehen, um Spitzenlasten (für eine beste Performance) zu vermeiden.

Kann ich als Bucher meine Spielzeit "nachträglich" ändern(?)

Grundsätzlich gilt: Mit Beginn der Spielzeit sind keine Änderungen oder neuen Reservierungen möglich. Nur der Organisierende in einer definierten Administrator Rolle kann solche Änderungen und Buchungen vornehmen.

Mit einer Vorlaufzeit von 2 Std. (einstellbar pro Tennisplatz) können Reservierungen storniert werden. Die Zeitkontigente werden automatisch angepasst, so das sofort eine andere Spielzeit gebucht werden kann.

Übrigens: Nächträgliche Änderungen, die im erhötem Maß erfolgen, sind ein deutliches Anzeichen, das die Einführung mit der nötigen Akzeptanz bei den Mitgliedern nicht gelungen ist.

Protest gibt es schon mal, und vermehrt aus dem Kreis §Offline Spieltafel - hier kenne ich jeden Trick.

Schön ist doch, das man mit dieser Software in den vielen Einstellmöglichkeiten, sehr schnell etwas nachschärfen kann. Jeder Verein nach seinem Gusto.

Kann ich als Bucher eine freie Spielzeit zur aktuellen Std. buchen (?)

Ja, aber es ist in der Software einstellbar ob nur volle Std. buchbar sind, oder ob man bereits angefangende Std. auch buchen kann. Angefangende Std. bedeutet, das ein aktueller (jetzt) freier Platz gebucht werden kann. Die Spielzeit endet dann zur vollen Std. und ist kürzer als eine Std. Diese Einstellung gilt auch für 30 Minuten Terminpläne, mit oder ohne min. Buchungszeitdauer.

Welche Macros können in den e-Mail Vorlagen der Antwortschreiben genutzt werden (?)

Reserierung e-Mail Macros

E-Mail Vorlagen können im GUI editiert werden in 30 Sprachen für 19 verschiedene Antwortschreiben z.B. (Regirstrierung/Bestätigungsemail nach Buchung, Einladen von Benutzern, Password zurücksetzen, Newsletter - Info an die Mitglieder und vieles mehr.)


E-Mail Vorlage Macros Info
AccountActivationEmail {$FirstName}Vorname
{$EmailAddress}
{$ActivationUrl}
ReservationEmailMessage{$UserName}Vor und Nachname
{$StartDate}
{$EndDate}
{$ResourceName}
{$ResourceImage}
{$Title}abgeschaltet
{$Description}abgeschaltet
{$RepeatDates}
{$RepeatRanges}
{$RequiresApproval}
{$ReservationUrl}
{$ICalUrl}
{$ResourceNames}
{$Accessories}
{$Attributes}
{$CreatedBy}
{$CheckInEnabled}
{$AutoReleaseMinutes}abgeschaltet
{$ReferenceNumber}
ReservationSeriesEndingEmail{$ResourceName}
{$Title}abgeschaltet
{$Description}abgeschaltet
{$StartDate}
{$EndDate}
{$ReservationUrl}
ReservationApprovedEmail {$ApprovedBy}
ReportEmailMessage {$Definition}
{$Report}
{$ReportCsvColumnView}
AccountDeletedEmail {$UserFullName}
{$AdminFullName}
InviteUserEmail {$FullName}
{$AppTitle}
{$RegisterUrl}
ReminderEmail {$StartDate}
{$EndDate}
{$ResourceName}
{$Title}
{$Description}
{$ReservationUrl}
ReservationDeletedEmail{$DeleteReason}
ReservationDeletedEmailAdmin{$DeleteReason}
ReservationAvailableEmail{$ResourceName}
{$FirstName}
{$StartDate}
{$EndDate}
{$ReservationUrl}
AccountCreationEmail {$To}
{$FullName}
{$EmailAddress}
{$Phone}
{$Organization}
{$Position}
{$CreatedBy}
AccountCreationForUserEmail {$FullName}
{$EmailAddress}
{$Phone}
{$Organization}
{$Position}
{$Password}
{$ScriptUrl}
{$CreatedBy}
AnnouncementEmail{$AnnouncementText}
ReservationCreatedEmailAdmin {$UserName}
{$StartDate}
{$EndDate}
{$ResourceName}
{$Title}
{$Description}
{$RepeatDates}
{$RepeatRanges}
{$RequiresApproval}
{$ReservationUrl}
{$ResourceNames}
{$Accessories}
{$Attributes}
{$CreatedBy}
{$ReferenceNumber}
ForgotPasswordEmail{$TemporaryPassword}
GuestAccountCreationEmail{$EmailAddress}
{$Password}
GuestAddedEmail{$AcceptUrl}
{$DeclineUrl}
MissedCheckinEmail{$StartDate}
{$EndDate}
{$Title}
{$Description}
{$IsAutoRelease}
{$AutoReleaseTime}
{$ReservationUrl}
InviteeAddedEmail{$AcceptUrl}
{$DeclineUrl}
ReservationParticipationActivityEmail{$UserName}
{$StartDate}
{$EndDate}
{$ResourceName}
{$Title}
{$Description}
{$ReservationUrl}
{$ResourceNames}
{$Accessories}
{$ReferenceNumber}
HEAD - Speed Tennisschläger - Bink and you miss it?

FAQ - Buchungsterminal

Mit der Einführung der Anwendung unseres Online Reservierungssystem beim SV Wulfertshausen wurde auch gleich ein Platzbuchungsterminal für das Clubheim installiert und erfolgreich getestet. Für "Vereine helfen Vereine" hat Dietmar uns eine Bauanleitung zusammengestellt, die wir hier einmal vorstellen möchten.


Tennisplatzbuchungsterminal

Kiosk-Lösung des SV Wulfertshausen e.V. vom März 2021
Kontakt: dietmar.wendling@svwulfertshausen.de


Hardware:
15.6" Embedded Touch-PC, industrial Version mit Android 6 Betriebssystem
https://www.faytech.com/de/katalog/product/156-embedded-touch-pc-v40-ob-ft156v40capob/
Preis: ca 585€ incl. MwSt.

Tennisplatz - Buchungsterminal
Software:
Verwendet werden zwei kostenpflichtige Apps aus dem Google AppStore.

Fully Single App Kiosk: schränkt die Anwendung auf eine einzige Anwendung (hier SureFox) ein, verantwortet den Bildschirmschoner bei inaktivität.
https://www.fully-kiosk.com/de/
Preis: ca 8€ incl. MwSt.

SureFox: Ist ein Browser, der nur fest definierte Webseite(n) zulässt
https://www.42gears.com/de/products/surefox-secure-browser/
Preis ca 45€ incl. MwSt

Montage:
Eine weitgehend diebstahlsichere Montage erfolgt mit einer Hama Wandhalterung, die durch ein Schloss (nicht im Lieferumfang enthalten) gesichert wird.
https://de.hama.com/00084424/hama-tv-wandhalterung-fix-3-sterne-94-cm-37-schwarz
Preis: ca 16€ incl. MwSt.
Wandhalterung des Buchungsterminal

Das Gerät wird mittels Schaltuhr betrieben. Zum Betrieb des Terminals (ohne Akku!) ist eine 230V Spannungsversorgung vor Ort erforderlich und eine stabile WLAN Verbindung.

Die Einstellungen der Software sind auf Grund der Vielzahl der Möglichkeiten nicht ganz trivial. Auf Wunsch kann ich aber unsere Daten zur Verfügung stellen.

Bauanleitung für ein Kiosksystem von Dietmar Wendling:


Tennisplatzbuchungsterminal - Kiosk-Lösung des SV Wulfertshausen vom März 2021Bauanleitung

FAQ - Lichtsteuerung

Koppeln Sie Ihr Buchungssystem mit einem CCTV System und nutzen Sie die Möglichkeiten einer Bilderkennung für Ihre Anforderungen. Mit jeder Aufnahme wird auch immer die Ausleuchtung erfasst.


Mit modernen Kameras kann man jedes Leuchtmittel im sichtbaren und infrarot Spektrum mit optischen Methoden auswerten, um z.B. auch den Status (hell und warm) festzustellen, - und damit ob ein Leuchtmittel angeschaltet ist.

CCTV Kameras mit PTZ Funktion (drehen, schwenken und vergrößern) mit 30 x Zoom, IR Cut und anderen Filtern, sowie Bewegungserkennung sind für unter € 100,- zu bekommen.

Lichtsteuerung mit bester Energieeffizien

Kein elektrisches Steuer- und Bedienelement ist uns vertrauter als der Lichtschalter. Eine profesionelle und moderne Lichtsteuerungsanlage mit Koppelung zum Reservierungssystem kostet mehrere 1000 € und ist in der Administraton der Haustechnik zuzuordenen, d.h. ein Hausmeister mit Ortszugang sollte mit der Anlage vertraut sein, einfache Fernwartung reicht nicht um eine Verfügbarkeit > 99,9% zu erreichen.

Monitoring im Lichtmanagement und gute Kommunikation

Mit den Funktionen neuster Kameras ist sehr schnell eine kleine Auswertelogik geschrieben (vielleicht 100 Zeilen Programmcode), um Nutzern eines Tennisplatzes bedarfsgerecht automatisch eine e-Mail zu senden, er/sie möge bitte das Licht ausschalten!

Warum nicht in eine transparente Kommunikation investieren(?) Nutzen Sie die Stati und Informationen Ihrer Systeme, um Buchende in der direkten Kommunikation zu informieren, wenn eine von Ihnen vorgegebene Logik glaubt, es wurde vergessen das Licht auszuschalten. So eine e-Mail oder SMS führt idR. immer zu einer für alle Beteiligten guten Lösung, ohne das ein System aktiv die Steuerung im Zwang durchsetzt.


Pflichten zur Koppelung mit einem Reservierungssystem.

Eine direkte automatische Steuerung der Leuchtmittel erfolgt potenzialfrei durch elektrische oder elektromagnetische Schalter pro Platz. Eine Handsteuerung mindestens zur Notschaltung (AN und AUS) ist obligatorisch. In einem Zustandmodel sind alle Übergänge beider Modi in allen Kombination zu definieren für:

  • Spielzeit beginnt
  • Spielzeit endet
  • Spielzeit folgt einer Spielzeit
  • Bucher kommt nicht
  • Bucher bucht innerhalb der Spielzeit
  • Bucher spielt nicht die volle Spielzeit

Redundanz und sichere Zustände müssen definiert werden für:

  • Störung der internen IT Infrastruktur (Netz + Systeme)
  • Störung des Internets
  • Störung der Steuerkomponente 240V
  • Störung der Steuerkomponente (logik)
  • Störung des Reservierungssystems

Sensoren

  • Licht Status pro Platz AN/AUS
  • Licht Status - Notbeleuchtung
  • Daten des Buchungsstatus pro Platz aus dem Reservierungssystem
  • Daten von Bewegungsmelder (optional)
  • Daten aus Zugangssystemen (optional)

Lichtmünzautomaten sind vielen alteren Tennisspielerinnen und Tennisspieler bekannt, so das eine Planung entlang dieser Logik erfolgen kann und i.d.R. zum Erfolg führt.

Wer hier "kostenlose" Cloudlösungen in den Fokus nimmt, sollte auf eine hohe Verfügbarkeit dieser Technologie achten. Nichts ist ärgerlicher als die Kontrolle kein Licht schalten zu können zu verlieren, nur weil da was im Internet viele tausende Kilometer von eurer Anlage klemmt. Auch die Energiebilanz des gesamten Systems beinhaltet nicht nur die Nutzleistung der Leuchtmittel, sondern die der Steuerung ebenso, die bis zu 1/3 der effektiven Nutzleistung betragen kann.

Wir haben viele Vereine mit einer Tennishalle gefagt welches Energieeinsparungspotenzial durch eine harte Steuerungsfunktionen "Licht an nur zur Buchungszeit" zu erwarten ist. Unsere Datenlage (aus den letzten 7 Jahren) wird oftmals bestätigt, in der Bilanz keine! Keiner hat was dagegen, wenn ein Matchball zuende gespielt wird, inbesondere von den Mitgliedern einer nachfolgenden Spielzeit. Und wie oft wird vergessen das Licht auszuschalten, keiner spielt und das Licht bleibt, z.B. auch beim Verlassen der Halle, an? Es ist kein Faktor in der Dreifeldtennishalle des THC am Forsthof und würde in der Bilanz auch kein Einsparungspotenzial bieten. Hierzu haben wir automatisiert unsere Hallenkamara über viele Jahre ausgewertet. Sollten sich die Umstände ändern, könnten wir sehr einfach die DALI Steuerung unserer modernen LED Lichtanlage hierfür nutzen.

FAQ - Sonstiges

Gastspieler - Wie kann ich das umsetzen?

Viele Vereine ermöglichen Ihren Mitgliedern mit Freunden und Nichrmitgliedern zu spielen. Die Spielzeit Einschränkungen des Gastspiels regelt jeder Verein aber anders. Obwohl Gastspiele die Ausnahme sind, ist jedoch allen eins Gemeinsam. Die Vereine verlangen eine Kostenbeteiligung idR. so um und bei € 10,- pro Stunde und verpflichten das einladende Mitglied für die Zahlung zu sorgen und entsprechend zu dokumentieren.

Hier kann die Software mit einem Modul der Attributeverwaltung glänzen. Zu jeder Buchung wird ein weiteres Auswahlfeld (verpflichtend oder nicht) eingeführt mit den Auswahlmöglichkeiten "Mitglied spielt mit Mitglied" und "Mitglied spielt mit Gast"

Zu jerderzeit kann man sich eine Liste anzeigen lassen, aller "Mitglied spielt mit Gast" Buchungen eines Zeitraumens und nach Mitglieder sortiert.

Im Terminplan können diese Buchungen farblich besonders markiert werden und als Erweiterung kann man aufbauend den "Status der Zahlung" dokumentieren, die ggf. nur eine Gruppe von Administratorn ändern und sehen darf.

In 5 Minuten sind die Einstellung (für solche "einfachen" Arbeitsabläufe) im entsprechenden Plugin vorgenommen und jederzeit vom Betreiber änderbar und erweiterbar.

Wie kann man dem Logindialog Texte in einem Layout der CI der Vereinshomepage voranstellen?

Ankündigung beim Login

CI im Reservierungssystem

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Anwendungsverwaltung

CI im Reservierungssystem

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Ein Buchungssystem für Alle und unabhängig einer Altersklasse!

Wer hätte das gedacht(?) Die Geräte und der Internetzugang sind in der Altersgruppe 70-90 Jahre zu 50% vorhanden, laut einer Studie aus 2020. Das heißt auch, das die technischen Vorraussetzungen zum online buchen unabhängig vom Alter vorhanden sind.

Internet im Alter

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Viele kleine Herausforderungen und Fragen haben wir mit „Vereine helfen Vereinen“ bereits gelöst. Schaut mal in unsere FAQ, vielleicht ist Eure Frage hier schon beantwortet.

An dieser Stelle einmal ein herzliches Dankeschön an alle Unterstützer aus den vielen Vereinen, die „Vereine helfen Vereinen“ mit Ihren Beiträgen und Hilfestellungen erst ermöglichten. Mit eurer Hilfe und Engagement haben wir uns gemeinschaftlich unser Buchungssystem gebaut und können uns täglich bei jeder Reservierung darüber freuen.

Andere Sportarten

Für gemeinnützige Sportvereine mit anderen Sportarten, - d.h. ohne ein Angebot für TennisspielerInnen, haben wir hier ein paar Informationen zum Reservierungssystem zusammengetragen.

Die Software in der allgemeinen Version, ist extrem flexibel durch die Erweiterbarkeit (API) und mit unseren Modulen (Plugins) werden alle Optimierungen und Anspassungen für den Tennisbetrieb durchgeführt. Hier spielt die Software Ihre Stärken aus, ist modular und skaliert bestens auch für andere Sportarten.

Rückschlag - Sportarten

  • Paddel-Tennis
  • Tischtennis
  • Badminton
  • Squash
  • Schützenvereine

Wir, - das sind aktuell 30 aktive Vereine (Stand Frühjahr 2020) bundesweit, haben zur Vorbereitung der Saisioneröffnung 2020 in vielen Telefonaten gemeinsam ein Extrakt aller Wünsche/Anforderungen und Infomationen (Textvorlagen / Bausteine) in ein Stück Software zusammengetragen, mit dem Ziel einer digitalisieren Online-Spieltafel mit hohem Akzeptanzpotenzial für die Sommersaison 2020 für uns zu entwicken. Wenn es dann auch noch für dem Organisierenden (idR. Du der sich hier umschauft) einfach wird, dann ist alles Richtig.

Hier kann jeder Verein mitmachen, denn sehr ähnlich sind die Anforderungen an Buchungen und Reservierungen von anderen Ressourcen wie Plätze, Hallen, Tische (Gastro oder Tischtennis) zu verwalten und als System für die Mitglieder bereitzustellen. Schaut mal in unsere FaQ, vielleicht ist Eure Frage hier schon beantwortet.


Was ist eine Spieltafel auf einer Tennisanlage(?)

Eine Spieltafel ist eigentlich in jedem Verein zu finden um Platzreservierungen zu ermöglichen, außer vielleicht auf kommerziell geführten Tennisanlagen. Eine Spieltafel gibt jedem Verein seine Identität und eine eigene Note, denn geordnet die Spielzeiten pro Mitglied gerecht, fair und unmittelbar zu vermitteln, hat höchste Priorität für Jeden Tennisspielenden.

Besucher einer "vollen" Tennisanlage, - vielleicht bei gutem Wetter und um 18:00 Uhr an einem Werktag, könnten freue daran haben zu beobachten, wie um die besten Plätze gerungen wird, laut/leise - fair/unfair - in Gruppen und Rudeln ..



Wie flexibel ist die Software?

Die Software in der originalen Version, ist extrem flexibel und mit unseren Modulen (Plugins) werden alle Optimierungen und Anspassungen für den Tennisbetrieb durchgeführt. Hier spielt die Software Ihre Stärken aus, ist modular und skaliert bestens.

Wie komme ich an die Module(?)

Zur Zeit arbeiten wir an einer Lösung für Vereine ohne Zugriff auf IT Experten.

Im Angebot steht ein sorglos Paket für die Coronazeit, mit dem man sofort eine schlüsselfertige Lösung bekommt. Wir übernehmen zwischenzeitlich auch das Hosten der Software. Alles kommt aus einer Hand und es gibt einen Ansprechpartner, der auch bei techn. Fragen an Euer Seite steht.

Die komplette Version mit allen Modulen ist für den Betrieb bei WEBGo optimiert, um beste Performance bereitzustellen. Später, wenn wir wieder Luft haben, bieten wir einen Umzug auf den eignen Hoster an und ein lauffähiges System mit allen Daten wird zum vollständig eigenen System. Selbstverständlich mit allen unseren Modulen/Plugins. (siehe auch Frage 4)

Wie lange braucht es, die Software mit allen Einstellung selber zu installieren(?)

Das kann sehr varieren. Mit etwas Erfahung im Umgang mit mysql und php braucht ein Informatik Student etwa einen Tag. Das Lesen von objektorientiereten php ist von Vorteil, denn die Dokumentation liegt "gut und ausgeprägt" im Quellcode. Als Tempate-Engine wird Smarty verwendet.

Müssen wir unsere Module unter die GPL stellen(?)

Diese Frage wird mehrfach und immer in einem fragwürdigen Ton an uns gerichtet. NEIN, das brauchen wir nicht!

In der 2 jährigen Entwicklung, hatten wir unsere Sourcen bereits öffentlich gestellt! Leider mussten wir festgestellt, das für den Einsatz dieser Plugins/Module etwas tiefergehendes "Know-how" nötig ist und wir den Support nicht leisten können. Im Kreis „Vereine helfen Vereinen“ teilen wir und immer auch bedarfsorientiert die Plugins zur Erweiterung des Funktionsumfangs, um Vereine den Umstieg auf eine Online - Spieltafel so angenehm wie möglich und mit den eignen Ideen zu ermöglichen.

Können wir Vereine aus anderen Sportarten helfen(?) Und wie(?)

Klar, aber nicht jeden Verein in einer begleiteten Installation und Anpassung der Software. Bei schon fast 10.000 Tennisvereinen ist das eine kleine Herausforderung. Mit einigen Vereinen, die an „Vereine helfen Vereinen“ teilnehmen, werden wir in den nächsten Tage beginnen, die Software bei den jeweiligen Hostern zu migrieren. Denn mit jeder Migration sammeln wir Know-how, wie man diese Software auf den unterschiedlichsten Hostern sehr performant zum lauf bringt. Diese Erfahrungen können wir gern miteinander teilen und wir haben dann mit positiven Nebeneffekt, immer neue Resourcen, um vielen anderen Vereinen eine schlüsselfertige Lösung anzubieten. Eine Migration von einem zu einem anderen Provider ist immer dann leicht, wenn man die Software die man Umziehen möchte, sehr gut kennt. Dabei sind wir an Eurer Seite.

Sponsoren & Logos - Bekommen wir was dafür(?)

Weder für Logoeinblendungen hier, noch für die Logos in den Bestätigungs e-Mail, bekommen wir etwas. Unsere Sponsoren sind unsere Partner (schon über eine sehr lange Zeit pflegen wir diese Kooperationen) und in der aktuellen Zeit helfen wir uns. Allen gemeinsam ist die Förderung der Jugend beim THC am Forsthof e.V. - Und ein bisschen Stolz sind wir dann schon wenn unsere Kinder und Jugendliche gut ausgestattet sind und möchten uns hier nochmal namentlich bedanken für die Unterstützung bei:

  • HEAD - Sportartikelhersteller. Markenware europäischer Herstellung.
  • KARSTADT SOPRTS - Sporthäuser und Onlineverkauf
  • WEBgo - Hosting Provider mit einen Supportzentrum in Hamburg
  • Sporego - Tennisreiseveranstalter

Andere Länder

Mit dieser Software können Sie Ihre Mitglieder in Ihrer jeweiligen Heimatsprache ansprechen! Schon nur mit der englischen Sprachversion, erreichen Sie in einer guten Kommunikation alle Mitglieder, auch deren Muttersprache nicht deutsch ist.

Die aktuelle Softwareversion ist in mehr als 30 Sprachen verfügbar!


Italien

Wiesen - Prati 1978

Sabine Stampfl
Geirweg 82/A
39049 Pfitsch
tel: +39 335 352100

Türkei

TS TENIS AKADEMI

Ingo Reuter
ingo.reuter@live.com
tel: +905523477644
www.tstenis.com

Kostenübersicht und Support

Personal
Corona Ready
best practice
Plus 24h
Lizenzkosten
keine
keine keine

Durch den Einsatz von freier Software oder einem Open Source Reservierungssystem können erhebliche Kosten eingespart werden, den es fallen keine Kosten für die Softwarelizenzen und Updates der Software an.

Die Kostenstruktur verlagert sich von Lizenzierung hin zur Anpassung und Implementierung. Die anfänglichen Kosten für die Umstellung werden dadurch kompensiert, dass in eigenes Know-How investiert wird. Das Projekt "Vereine helfen Vereinen" zum Reservierungssystem für Tennisanlagen hat zum Ziel sich hier im Kreis von Vereinen gegenseitig zu helfen und zu unterstützen.

Hostingkosten Saison 2024 1.) € 0,- € 0,-

Hostingkosten übernimmt der THC am Forsthof e. V. im ersten Jahr (mind. 12 Monate). In dieser Zeit kann die Software zu jeder Zeit auf den Provider des Vereins umgezogen werden.

Diese Migration wird durch "Vereine helfen Vereine) begleitet und wird bei 90% der Vereine beim Provider des Vereines neben die Vereinshomepage installiert.

So entstehen keine weiteren Betriebskosten und die Vereine bleiben nicht nur bei techn. Betriebsfragen in der Gemeinschaft verbunden. Wir überwachen unsere Systeme in unserer Gemeinschaft auch nach der Migration und reagieren oftmals bereits proaktiv, sollte mal etwas mit dem Provider in Schieflage geraten.

Wartungskosten ink. Softwareupdates € 0,- € 0,-

Der Begriff IT-Wartung beschreibt einen umfassenden Prozess. Dieser beinhaltet die regelmäßigen Überprüfungen, Wartungsarbeiten und Updates für das IT-Systeme eines Reservierungssystems.

Die IT-Wartung dient dazu, Fehler zu beheben, Sicherheitslücken zu schließen und die Leistung des IT-Systems zu optimieren.

Weitere infos siehe Punkt: Features -> Performance & Sicherheit - optimale Betriebsumgebung

Verfügbarkeit 2.) 99,9% 99,99%

Anwendungen mit einer Verfügbarkeit von vier Neunen (oder 99,99 Prozent), könnten 52 Minuten und 36 Sekunden pro Jahr nicht verfügbar sein. Eine Verfügbarkeit von drei Neunen (99,9 Prozent) erlaubt 8 Stunden und 46 Minuten Ausfallzeit.

Die Reservierungssysteme des THC am Forsthof e.V. weisen in den letzten 8 Jahren eine Verfügbarkeit von 99,99% aus.

Support
Forum & FAQ

FAQ" steht für "Frequently Asked Questions," was "Häufig gestellte Fragen" bedeutet. Unsere FAQ aus unserem Forum ist eine Sammlung von Fragen und dazugehörigen gebündelten Antworten zum Reservierungssystem im Allgemeinen und zu den Modulen/Add-ons der Tenniserweiterungen.

Die FAQ zum Reservierungssystem dienen dazu, wiederkehrende Fragen zu beantworten und euch schnellen Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen.

Support Telefon, Instant-Messaging und e-Mail 3.)

Wir sind in den Zeiten 08:00 Uhr bis 21:00 Uhr für euch täglich telefonisch (auch am WE und Feiertags) erreichbar.

WhatsApp und Signal (Open Source) sind unsere zweit häufigen und beliebten Kommunikationskanäle (Instant-Messaging) unter uns Vereinen zum Reservierungsystem und werden eingesetzt für Screenshots, Videos und andere Medieninhalte um uns auch in Gruppen auszutauschen.

Wir bevorzugen die Kommunikation per Telefon, - insbesondere zu allen techn. Themen, mit dem Vorteil, das idR. ein Entwickler der Software euer Gesprächspartner ist.

Inbetriebnahme Realisierung-Workshop 1½h 2½h

Einführung und Implementierung eures Reservierungssystems in einem ca. 1,5 Stunden Meeting im Kreis eurer Organisatoren.

Das Gespräch wird geführt von einem Entwickler der Software mit solider Betriebserfahrung (Tennishallenverwaltung für mehr als 10 Jahre) und den Organisierenden deines Verein. Für alle Teilnehmer ist kein IT Vorwissen notwendig um die Mächtigkeit der Software in Arbeitsprozesse (Workflow) umsetzen zu können. IT lastige Betriebsfragen rund um die Infrastrutur und Fragen zur API der Software oder des modularen Source Code können im direkten Anschluß bei Interesse geführt werden.

Betriebsbegleitung ½h 2h

Unsere Betriebsbegleitung bezieht sich auf den Prozess nach dem Realisierung-Workshop und dem Start des Systems, bei dem Experten dabei unterstützen, eurer Reservierungssystem effizient und den individullen Wünschen entsprecht zu betreiben und zu verwalten.

Dieser Service kann verschiedene Aspekte der Operationsabläufe abdecken und hat das Ziel, sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert und euren Anforderungen entspricht.

Migration innerhalb 12 Monate ½h ½h

Die Migration des Reservierungssystems sollte innerhalb von 12 Monaten (kostenloses Hosting durch Vereine helfen Vereinen) erfolgen und ist der Umzug der Software und Daten auf euren Provider (Hosting), bestenfalls auf den Hoster eurer Vereinshomepage, so das keine weiteren Providerkosten anfallen.

Der Umzug wird "falls benötigt" von Vereine helfen Vereinen begleitet und ist zu euren tagesaktuellen Backupdaten technisch dokumentiert, so das für eure Mitglieder und Buchenden alles wie gewöhnlich weiterlaufen wird, denn diese merken keine Auswirkungen durch die Migration.

Das System wird für ca. 10 Minuten während der Umstellung (z.B. in der folgenden Winterpause ohne Spielbetrieb) nicht erreichbar sein.

Gut zu Wissen: Nach einer erfolgreichen Migration (Dauer 1/2 bis 2 Stunden) können wir später zu jeder Zeit euer System auch LIVE re-aktivieren (Dauer ca. 5 Minuten). Dieser Fall kommt sehr sehr selten vor, ist dann dem Verein aber eine sehr große Hilfe.

Features
Webspace inkl. HTTPS und Subdomain

Webspace ist von grundlegender Bedeutung, um eine Web-App im Internet zu hosten und sie für Benutzer weltweit zugänglich zu machen. Die Wahl des richtigen Webspaces und Hosting-Anbieters hängt von den Anforderungen Ihrer Website, Ihrem Budget und anderen Faktoren ab. Es ist wichtig, einen zuverlässigen und sicheren Hosting-Provider zu wählen, um eine optimale Leistung und Verfügbarkeit Ihrer Website sicherzustellen.

Performance & Sicherheit opt. Betriebsumgebung

Eine optimale Betriebsumgebung für die Performance der Anwendung und Sicherheit der Web-App erfordert eine kontinuierliche Überwachung, Aktualisierung und Anpassung an neue Sicherheitsbedrohungen und Performance-Herausforderungen. Es ist auch wichtig, sich bewusst zu sein, dass Sicherheit und Performance oft Hand in Hand gehen, und dass das Vernachlässigen einer dieser Aspekte die Effektivität des anderen beeinträchtigen kann.

Performance-Optimierung:

  • Schnelle Server und Netzwerkinfrastruktur
  • Caching: Implementieren von Caching-Mechanismen.
  • Serverseitige Optimierung: Optimieren der Serverkonfiguration für die Anwendung (Web-App)

Sicherheitsoptimierung:

  • Firewalls und Intrusion Detection Systems (IDS)
  • SSL/TLS-Verschlüsselung
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates des Betriebssystems und der Serversoftware
  • Datensicherung und Wiederherstellung: regelmäßige automatische Backups und erstellen Sie Wiederherstellungspläne
  • DDoS-Schutzmaßnahmen
DSGVO Konformität

Die DSGVO stehen für das Wort „Datenschutzgrundverordnung“ und steht für eine Verordnung der Europäischen Union, die auf die Verarbeitung personenbezogener Daten abzielt. Im Speziellen steht sie für den Schutz von personenbezogenen Daten und der Gewährleistung eines freien Datenverkehrs.

Durch diese Verordnung stehen in der EU nicht nur Unternehmen und Dienstleister in der Pflicht, sondern auch Institutionen wie Schulen oder Universitäten und gemeinnützige Vereine.

Cookie Disclaimer

Cookie Disclaimer ist ein Bestandteil des Reservierungssystems zur Einhaltung von Datenschutz- und Datenschutzgesetzen, insbesondere in Regionen mit strengen Vorschriften wie der Europäischen Union. Sie gewährleisten Transparenz und geben den Benutzern Kontrolle über ihre Daten, indem sie ihnen Informationen darüber bieten, wie Cookies verwendet werden, und die Einwilligung einholen, wenn dies erforderlich ist.

CSS + CI des Vereins

CSS (Cascading Style Sheets): CSS steht für "Cascading Style Sheets" und ist eine Stylesheet-Sprache, die verwendet wird, um das Erscheinungsbild und die Formatierung von Webseiten zu steuern.

Corporate Identity (CI): Corporate Identity bezieht sich auf das einheitliche Erscheinungsbild und die visuelle Identität deines Vereins. Es umfasst Designelemente wie Logo, Farbschema, Schriftarten.

Addons/Plugins für den Tennissport

Unsere Module von "Vereine helfen Vereinen" für den Tennisbetrieb

Addons und Plugins sind Erweiterungen oder Module, die in Softwareanwendungen, insbesondere in Open-Source-Software, integriert werden können. Sie fügen zusätzliche Funktionen oder Eigenschaften hinzu, um die Anwendungsleistung und -funktionalität zu erweitern oder anzupassen.

Spachanpassungen für den Tennissport

Sprachanpassungen (Lokalisierung) beziehen sich auf die Anpassung für den Tennisbetrieb (Branche/Sportart) von Texten, Inhalten oder Benutzeroberflächen des Reservierungssystem, um sie für verschiedene Sprachen und die Tennisanforderungen zugänglich und verständlich zu machen.

Lokalisierung: Lokalisierung geht über die reine Übersetzung hinaus und berücksichtigt geografische und rechtliche Unterschiede. Sie kann Anpassungen an Währungen, Datums- und Zeitformaten, Maßeinheiten und erfordern.

Addons/Plugins PAYPAL Integartion

Integrationsoptionen: PayPal-Buttons in die Web-App einbetten und nutzen der PayPall APIs (Application Programming Interfaces) für eine umfassendere Integrationen.

Hinweis: In der "Corona Ready" Version kann ein PayPal Bezahlvorgang nach der Buchung angestoßen werden, ohne API Einbindung. Vorteil: Privisionszahlungen für den Bezahldienst des Drittanbieters können reduziert werden.

Kostenstruktur (TCO)

  1. Hostingkosten übernimmt der THC am Forsthof e. V. im ersten Jahr (mind. 12 Monate). In dieser Zeit kann die Software zu jeder Zeit auf den Provider des Vereins umgezogen werden. Diese Migration wird durch "Vereine helfen Vereine) begleitet und wird bei 90% der Vereine beim Provider des Vereines neben die Vereinshomepage installiert. So entstehen keine weiteren Betriebskosten und die Vereine bleiben nicht nur bei techn. Betriebsfragen in der Gemeinschaft verbunden. Wir überwachen unsere Systeme in unserer Gemeinschaft auch nach der Migration und reagieren oftmals bereits proaktiv, sollte mal etwas mit dem Provider in Schieflage geraten.
  2. Die Verfügbarkeit ist bestimmt durch das Maß an Ausfallzeiten der Infrastruktur zum Betrieb des Reservierungssystems pro Jahr.
  3. kein Abo oder Subscription Model, d.h. für gemeinnützige Vereine einmalige Kosten nach Absprache zum Festpreis.

Eine grobe Kostenstruktur für die Open Source Lösung in der Gemeinschaft "Vereine helfen Vereinen" mit gegenseitiger Unterstützung ist in den Varianten der Software gegenübergestellt und hier zu finden: Kosten der Varianten »



Rückblick: Seit 2015 ein kleines Projekt

Was ist die Motivation für eine freie Software und warum ist dieses Projekt auch in anderen Vereinen so erfolgreich.

Motivation für ein eigenes System.

Unser Tennisverein, der Tennis- und Hockeyclub am Forsthof e.V., mußte mit Abkündigung des 14. Jahre "alten" Hallenbuchungssystems durch den Hersteller zur Sommersaison 2015, kurzfristig ein neues Reservierungssystem für unsere 3 Tennishallenplätze finden.

Gefordert waren alle Funktionalitäten des abzulösenden Systems, plus drei maßgebliche Verbesserungen.


  • Open Source - keine Lizenzkosten (lfd. Kosten)
  • Optimale Ergonomie auf mobilen Endgeräten.
  • Online Zahlungen und andere Zahlungsabwicklungen.
Video: Open Source - Reservierungssystem
kostenloses Buchungssystem (über 100.000 Installationen) für Vereine als WebApp für Tennisvereine Plätze online buchen und reservieren mit den Vorteilen einer Open Source - Softwarelösung für Tennisvereine und Betreiber von Tennisanlagen. Mit der Aktion „Vereine helfen Vereinen“ wurde im Frühjahr 2020 ein Softwarepaket mit befreundeten anderen Vereinen zusammengestellt, das vollumfänglich und kostenneutral (keine lfd. Kosten) alle Anforderungen an ein Tennisplatz - Buchungssystem beinhaltet. https://www.thc-forsthof.de/reservierungssystem Alle Informationen zur Software "Vereine helfen Vereinen" und der THC am Forsthof e. V. ist dabei

Ausschreibung für einen System zum Buchen und Reservieren von Tennispätzen

Wir suchten ein Buchungssystem,

das für unsere Mitglieder konfortabel zu bedienen ist. Als Vorlage diente unser altes System, mit dem unsere Bucher seit vielen Jahren sehr einfach einen Tennisplatz reservieren konnten. Die Zahlung der Platzmiete sollte mit Paypal und Sofortüberweisung möglich sein, damit die Abrechnungen aller Buchungen für unseren Schatzmeister vereinfacht werden konnte. Neben diesen grundsätzlichen Anforderungen ist uns wichtig, das mit dem neuen Buchungssystem viele Tennisspieler/innen in unserer Region angesprochen werden.

Integriertes Buchungssystem auf der Homepage

Eine Analyse zeigt, daß mehr als 50% der Bucher, die unsere Halle nicht kennen, durch eine Suchmaschine wie Google auf unsere Trainingsmöglichkeiten im Winter auf uns aufmerksam werden.

Google ist die Nr. 1 zum Auffinden von Sportangeboten

Wir alle kennen, wie wir Angebote zu unseren Bedürfnissen suchen. Regionale Angebote verschiedenster Anbieter, wie die Buchung eines Tennisplatzes in einer Tennishalle sind ortsgebunden und von hoher Gleichförmigkeit, so das Google diese Angebote in den Suchergebnissen durch Google-Maps mit der Entfernung des Suchenden anbietet und sortiert. Ein eigenes Buchungssystem, - das von Google erkannt wird, wird in der Sichtbarkeit der Angebote immer vor Dienstleistern von Sportportalen heutiger Prägung regional wahrgenommen.

Warum? Googeln Sie mal: "Tennishalle in Hamburg" oder "Tennisplätze mieten in Hamburg". Werbung für unseren schönen Tennissport und unseren Tennisclub wird es auf der ersten Seite zu sehen geben. Wir werben gerne mit unseren Angeboten für unseren Sport, besonders wenn es für unseren Club kostenfrei ist. Denn unsere Mitgliedsbeiträge sind so bemessen, das nur ein sehr kleines Buget für Werbung vorgesehen ist, darum sind wird bei der Auswahl von Marketingmaßnahmen sehr zurüchhaltend und kritisch.

Technisches im Markt d. Dienstleister

Eine kurze Markübersicht der Anbieter von Buchungssystemen haben wir hier zusammengestellt, um eine Entscheidungsgrundlage für ein neues System zu erstellen, das unseren Anforderungen bestmöglich erfüllt. Neben den markführenden Dienstleistern EverSports und EasySport gibt es viele andere Anbieter mit jeweils verschiednen Schwerpunkten an ein Reservierungs- und Buchungssystem. Alle diese Dienstleister stehen in kommerzieller Konkurrenz zueinander und teilen den Markt untereinander auf.

Leistungsumfang der Marktführer

Hier nur ein kurzer Auszug der Schlagworte aus der Funktionalitäten-Liste der Anbieter: Online Marketing der Sportangebote (Tennis neben anderen Rückschlagssportarten in einem properitären Sportportal), Vereinsmanagement, Anlagensteuerung wie z.B. Zugangssteuerung (Türen), die Steuerung von Hallenkameras und Heizungen, Buchhaltungswesen und vielem mehr. Mit jeder Funktionalität steigt die Komplexität und mit der Vernetzung, - von nicht immer primären Anforderungen an ein Buchungssystem, in einem einzigen System auch die Abhängigkeit von kleineren oder erst kurzzeitig marktteilnehmenden Unternehmen.

Oftmals liegen dabei die Daten (Stammdaten, Buchungen) unseres Verein nicht im vollem Zugriff und dadurch sind einige Verarbeitungswege versperrt und Abläufe nur bedingt steuerbar und nachhaltbar.

Funktionalität ist nicht ein alleiniges techn. Auswahlkriterium

Nachdem wir uns Mitte/Ende 2015 mehrere Systeme angeschaut hatten, waren wir immer auch von der Komplexität in Bezug auf die Bedienbarkeit und Ergonomie der Verwaltung aller unserer wenigen Buchungsanforderungen erschrocken. Immerhin muss unser Schatzmeister weit über 1000 Buchungen pro Jahr bearbeiten.

Kosten für die Nutzung eine Buchungssystems

Neben der technischen Leistungsfähigkeit, dürfen auch die Kosten nicht verschwiegen werden. Hier fängt es an mit Einrichtungskosten der Software, Schulung, laufende u. fixe Kosten und zum Teil auch geforderte Provitionszahlungen für einzelnde Buchungen.

Open Source mit leistungsfähiger weltweiter Community - auch regional und mit Entwickern aus Deutschland

Und da in unserem Verein, - außer dem abzulösenden Reservierungssystem und nicht nur aus Kostengründen, nur "freie Software" zum Einsatz kommt, wurde mit der Uni Hamburg auch nach einer Open Source Lösung gesucht.

Es kam eine der vielen freien Buchungsverwaltungen in die engere Auswahl, die weltweit und im Jahr 2016 über 5.000 mal installiert war. Nach erster Sichtung konnte unser Anforderungsprofil schon nur durch eine einfache Konfiguration dieser Software nach sehr kurzer Zeit zu über 80% abgedeckt werden. Durch die vorgesehen offenen Schnittstellen der Software konnten die fehlenden Funktionalitäten als Module/Plugins geplant, programmiert und umgesetzt werden.

Der Aufwand für die Programmierung wurde für die folgenden Module auf eine Woche geschätzt, danach beauftragt und in einem Monat abgeschlossen. Nachfolgend können die Funktionalitäten der Module eingesehen werden:

Anforderungen - Pflichten und Leistungen

Pflichten

Kurzform und ohne techn. IT Teil

Die bereits abgeschlossene Umstellung vom bisherigen System »eSchedule« auf das neue System, war in der Abbildung der gewünschten/geforderten Funktionalitäten sehr leicht auch ohne Pflichtenheft möglich, da zum einem keine neuen komplexen Anforderungen an das neue System gestellt wurden. Zum anderen weil das alte Buchungssystem dem Entwicklungsteam seit vielen Jahren in allen Einzelheiten sehr vertraut war.

Leistung - Performance Aspekt

Wer wartet schon gern auf seine Reservierung(?)


Ressourcen Leistung d. Reservierungssystems Anzahl
Tennisplätze Mit dem Buchungssystems können bis zu 100 Tennisplätze (z.B. Hallen- und Outdoorplätze) von einem Verein oder Anlagenbetrieber verwaltet werden. 100
Benutzer Die Anzahl der Benutzer (Kunden/Bucher/Mitglieder) die verwaltert werden können, ist unbegrenzt, skaliert aber mit der Leistungsfähigkeit des Providers bei dem die Software gehostet wird. 10.000

Vor der Entscheidung zur Auswahl des neuen Buchungssystems des THC am Forsthof e.V. wurde im Vorweg ein umfassender Performence-Test unter Betriebsbedingungen durchgeführt. Hierzu wurden 10.000 Buchungen automatisiert verarbeitet und dabei/danach die Bedienbarkeit geprüft. Dank des Einsatzes modernster und neuster Softwaretechnologien nach Stand der Technik bleibt das System auch unter Last vollumfänglich stabil und performant.

Das System wurde bei verschiedenen Hostern mit deren typischen Provider - Einsteigerangeboten (6-10 Euro pro Monat) bei 1und1 , strato und hosteurope getestet. Die grundsätzlichen technischen Vorraussetzungen bieten alle Provider, in der Performance gibt es allerdings Unterschiede.


BOOKINGSYSTEM for FREE - 4 Screenshots

Neue Funktionen - Alle Module/Plugins als Add-ons

Tennis Module/Pugins

Add-ons für f-Schedule - heute "BOOKINGSYSTEM for FEE"

Erweiterungen - Add-ons für f-Schedule Module/Plugins

  • Integration von Online Bezahlsysteme für PayPal und Sofortüberweisung wurden umgesetzt.
  • Integration der Preis-Tabellen, Preise für Buchungen nach Wochentag / Stunde  und getrennt nach Sommer und Wintersaison, sowie Preise für Mitglieder und Externe.
  • Rabattierung als Eigenschaft des Benutzers wie z.B. bei spontan Jugendbuchungen
  • Einschränkungen nach Gruppenzuordung des Benutzers für
    • Zeitraum der Stornierungsmöglichkeit.
    • max. Buchungen pro Woche/Monat
    • Begrenzung des Zeithorizont für Buchungen.

Module/Plugins

Neue Funktionen in Kurzform und stichwortartig

Bonussystem Einführung von Credits, so das neben den Zahlweisen (PayPal, Sofort, Vorkasse und bar) nun auch Credits zur Zahlung eingesetzt werden können. Credits werden im Benutzeraccount geführt und in der Benutzerverwaltung vom Buchungsmanager verwaltet. Neben den Preistabellen wurde eine weitere Tabelle eingeführt, die die einzusetzenden Credits pro Platz/Tag/Urzeit/Saison festlegt. Vorhandende Credits im Benutzeraccount können vom Bucher zur Zahlung einer Reservierung eingesetzt werden.

automatisiertes Storno händling

Die handhabe von Stornierungen (Die min. Zeit vor Spielbeginn ist konfigurierbar) kann neben Rückzahlungen nun auch durch eine Gutschrift von Credits erfolgen, so das die Kosten bei den Onlinebezahldiensten eingespart werden können. Damit ist eine Umbuchung ohne Verwaltungsaufwand möglich und kann vom Bucher in Eigenregie durchgeführt werden. Für alle Onlinezahlungenmethoden (PayPal, Sofort) ist die Funktionalität mit dem neuen Softwaremodul konfigurierbar.

Dauerbuchungen Dauerbuchungen (widerkehrende Buchungen in einem festen zeitlichen Rhythmus) werden vom System automatisch erkannt und von Spontanbuchungen unterschieden, so das im Backend eine Kostenlegung in Form von Rechnungen  vereinfacht wird.

Abo-Preise Für Dauerbucher einer Saisonzeit (Sommer/Winter) wurde eine weitere Preistabelle eingeführt, die im Backend bei Dauerbuchungen gewählt werden kann. Hiermit wird die Rechnungslegung für Dauerbucher mit Abo-Preisen möglich.

Buchungsvorgaben

Sonderregelungen können als Vorlagenauswahl einem Benutzeraccount zugerodent werden. Hier einige Beispiele:

Sonderregelung Jugendbuchungen: Sonderpreise für extrem kurzfristige Buchungen. Preis/Kontigente und die Zeit vor Spielbeginn ist einstellbar.
weitere Funktionalitäten:

  • Kappungsgrenzen im Preis (maximale Preise)
  • Rabatte in Prozente.
  • Buchungen von mehrenen Plätzen mit einer Buchung.
  • zugewiesene Buchungskontigente
  • Verwaltung der eigenen Dauerbuchungen z.B. für Trainer
  • Verwaltung der Medenspiele (Preise)
  • u.v.m
freie Attribute pro Buchung  Den Vorlagen der Buchungsvorgaben können Attributen zu jeder Buchung zugeordent werden, die die  Rechnungslegung und Auswertung vereinfacht.
Steuerung der e-Mails

Alle vom System generierten e-Mails können an eine Adresse weitergeleitet werden, so das die zeitliche Abfolge aller Aktionen im System zusätzlich und unabhängig nachvollzogen werden können z.B. wird dadurch sehr einfach der Verlauf einer Buchung (Buchungsnummer) dokumentiert. Neben den e-Mails an den Benutzer/Bucher werden pro Aktion (buchen,stornieren, password zurücksetzen, neue Registrierung) sehr detailierte e-Mails an den Betreiber des Buchungssystem versendet, mit den Ordnungsmerkmalen des Buchers, der Buchung und Zahlung. Die Versendung von e-Mail an den Benutzer/Bucher kann unterdrückt werden, die an den Betreiber jedoch nur vom Administrator der Software per globaler Konfiguration.

In einem Vorlagensystem können die verschiedenen Ordnungsmerkmale genutzt werden um den Inhalt der e-Mail zu steuern. z.B. für Mitglieder des Vereins keine Werbeeinblendung u.v.m.

Schnittstellen Für eine Anbindung externer Systeme wurde eine Plugin-Lösung implementiert. Diese kann z.B. für eine direkte Koppelung einer Videoüberwachung mit Video und Bildarchiv eingesetzt werden.

 

BOOKINGSYSTEM for FREE - 10 Screenshots


reservierungssystem f schedule email

e-Mail Bestätigung für den Kunden


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